◆営業編◆ ～見積書作成の自動化～
皆さんこんにちは！
いたずら盛りの2歳の子供を育てながら、仕事との両立に日々奮闘しております
営業部のワーキングママ菅原と申します。
日々の業務と育児の両立って本当に大変ですよね・・・
今日はそんな忙しい私たちを助けてくれる、自動化の話をしようと思います。
現在の見積書作成方法
まず、弊社の見積書作成について簡単に説明します。
これまで私たちは見積書をExcelで作成し、それをPDFに変換してからPDFの約款を合わせるという、ちょっとした手作業マラソンをこなしてました。
しかも、内容に不備があったらもう一度やり直し・・・
これ、地味に手間なんです・・・
まるで子供がスプーンを落とす度に拾って洗う・・・そんな感じ。
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そこで登場するのがMicrosoftのpower Automate！！
これは面倒なタスクを代わりにやってくれる魔法のツールです・・
いや、本当に魔法みたいなんですよ！
power Automateは様々なアプリやサービスを連携させてタスクを自動的に実行してくれるんです。
まるで子供が遊び倒し、散らかしに散らかしたおもちゃが勝手に片付いてくれるような・・・そんな感じ。
power Automateによる自動化チャレンジ
弊社では、power Automateを使って以下の手順を自動化しました。
1. Excelの見積書を自動的にPDFに変換
2. PDF約款を自動的に組み合わせ、最終的な見積書を完成させる
たったこれだけ・・・
たったこれだけなのですが、このプロセスを自動化することで見積書作成にかかる時間がぐーーーーんと短縮されました！
空いた時間でなにか新しいことができるかも？
みんなで自動化してみたよ
自動化の導入は、一人ではなくチーム全体で進めることで更に効果を発揮します。
そこで、営業とエンジニアでワーキンググループを開催！
自分たちで自動化フローを作成しました。
power Automateはノーコードで利用可能なため、プログラミング知識がなくても使いこなせるのが大きな特徴です。
一度作成したフローは社内で共有することで、他のメンバーも簡単に同じ自動化を取り入れることができました！
この共同作業のおかげで、チーム全体の効率が飛躍的に向上しました！
他にもこんな活用例が！
power Automateの魔法はこんなことにも使えます！
〇営業レポートの自動生成
毎月の営業データを集計して、自動でレポートを作成、上司にメールで送信～
もう「また今月もレポートか・・」なんて悩みから解放されます！
〇定型業務の自動化
例えば、月次報告書の作成や定期的なデータバックアップ。
こういったルーティン業務を自動化、もっとクリエイティブな業務に集中できます！
働くママにとって、業務の効率化はまさに救世主 
”
Microsoft power Automateを使えば、日々の業務を自動化し、ちょっとした「手間ヒマ」を削減できます。
浮いた時間で更なる自動化を考えようかな～🤗✨
見積書作成のような単調な作業を自動化し、もっと時間を有効活用できます。
仕事の質を向上させるだけでなく、家族との時間を増やすこともできるかもしれませんね😊
